In Key2Control software worden alle verwerkingen van persoonsgegevens eenvoudig en gestructureerd vastgelegd. Centraal staat het register van verwerkingen waarin alle verwerkingsactiviteiten worden vastgelegd en beheerd. Vanuit het register krijg je inzicht in de verantwoordelijkheden. Wie is verantwoordelijk voor welke verwerkingen? Kan het beheer worden overgedragen aan de verwerkingsverantwoordelijke binnen jouw organisatie?

Ook kunnen eenvoudig inzageverzoeken (rechten van betrokkenen) worden geregistreerd en afgehandeld, net als DPIA’s. Met deze aanpak worden verwerkingen centraal vastgelegd en beheerd. Dit is veel effectiever en minder foutgevoelig dan de beruchte Excel bestanden. Gegevens worden efficiënt ingezet en kunnen gemakkelijk worden hergebruikt voor bijvoorbeeld een DPIA of een datalek registratie. Dankzij de wizards is er controle op compleetheid van wettelijk vereiste gegevens. In de Key2Control software is direct duidelijk wie welke taak heeft. De FG kan toezicht houden, de PO voert een coördinerende rol uit. Het eigenaarschap wordt organisatiebreed gedragen waardoor privacy bewustzijn wordt verbeterd. Het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat eenvoudig met enkele muisklikken waarbij de gegevens rechtstreeks op het formulier van de AP worden overgenomen. Dat scheelt veel werk én tijd.