Close

De meerwaarde van data-analyse software voor VIC

De druk op de Verbijzonderde interne controle (VIC) neemt mede als gevolg van de financiële rechtmatigheid toe. Diverse gemeenten zijn als gevolg hiervan op zoek naar een effectieve en efficiënte controleaanpak en daarbij horen keuzes over controleobjecten die wel of niet geraakt moeten worden en met welke diepgang. In die zoektocht is mij opgevallen dat de inzet van professionele data-analyse software niet of nauwelijks plaatsvindt en dat is toch een gemiste kans voor de VIC in deze gedigitaliseerde wereld. Voor mij is dat voldoende reden om de mogelijkheden en voordelen van professionele data-analyse software voor grote en vooral kleine(re) gemeenten in deze blog onder de aandacht te brengen.

Door Gerrit Goud

Als consultant ben ik nadrukkelijk betrokken bij diverse implementaties rond het verbeteren van de kwaliteit van interne beheersing bij gemeenten door onder meer gebruik te maken van geautomatiseerde GRC-oplossingen. In die hoedanigheid krijg ik steeds meer te maken met vraagstukken van medewerkers vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) als gevolg van de financiële rechtmatigheid. Overheidsorganisaties – en in het bijzonder gemeenten – zijn hun VIC-activiteiten aan het oppoetsen waaronder het updaten van het interne controleplan en daaraan gerelateerde werkprogramma’s en -methodes en in een aantal gevallen is aan mij gevraagd een peer-review uit te voeren. Dan is het altijd leuk om me weer eens te verplaatsen in mijn oude rol als accountant en IT-auditor.

Daarbij is mij opgevallen dat niet of nauwelijks gebruik gemaakt wordt van data-analyse software als een van de controle-instrumenten voor VIC, terwijl de wereld waarin wij opereren volop is gedigitaliseerd. En dat is een gemiste kans voor de VIC. Ik heb het dan niet over een datadump uit een financieel systeem die geëxporteerd wordt naar Excel om daaruit diverse overzichten en specificaties te genereren.

Waar ik het over heb is de inzet van professionele data-analyse software voor auditpraktijken voorzien van onder meer een ‘walk through’ en een accounting en audittrail die accountants, IT-auditors en de belastingdienst doorgaans gebruiken tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden. Ik heb dit instrument in mijn audittijd vele malen toegepast vanwege de grote voordelen en tijdwinst die hiermee te behalen zijn. En waarom zou dit instrument niet ingezet kunnen worden vanuit de VIC? Omdat de organisatie daarvoor te klein is en/of de expertise niet beschikbaar is noch even los van de vraag of je deze expertise überhaupt in huis wilt of moet hebben?

Data-analyse software is een krachtig instrument en levert bij goed gebruik nieuwe inzichten op voor VIC-medewerkers. Je kijkt als het ware onder de motorkap van de financiële administratie waarbij de aandacht vooral gericht is op verbanden, aansluitingen en opvallende afwijkingen die voor nader onderzoek in aanmerking komen. Daarnaast wordt een relatie gelegd tussen de financiële data (gegevensgericht) en de daaraan gerelateerde bedrijfsprocessen (systeemgericht) en dat is nu net de scope van de financiële rechtmatigheid waar we ons zo druk over maken. Ook voor een Tax control framework (TCF) biedt data-analyse software toegevoegde waarde zoals het analyseren van afwijkingen, het gebruik van stratificatiemethodes en het toepassen van de geldsteekproefmethode volgens de aanpak van de belastingdienst.

Tijden zijn veranderd en vereiste kennis en expertise op dit gebied kan uitbesteed worden met goede afspraken over de deliverables zoals een verslag van bevindingen voorzien van een accounting en audittrail. Daar komt bij dat bij uitbesteding bespaard wordt op training- en opleidingskosten op de licentiekosten voor de data-analyse software. Daarnaast is uitbesteding vandaag de dag steeds meer gemeengoed waar het gaat om tijdelijke en betaalbare inzet van specialisme. Daarmee komt het gebruik van professionele data-analyse software binnen handbereik voor elke VIC-afdeling, dus ook voor kleine(re) gemeenten en is tegelijk de beschikbaarheid van deze expertise gewaarborgd. En dat biedt grote voordelen voor de VIC in termen van effectiviteit en efficiency met een betere focus op afwijkende data. Catch bad data before it catches you!

Overigens gaat het gebruik van data-analyse software en het gebruik van GRC-oplossingen prima samen. Waar de een gericht is op data-analyse als controle-instrument voor VIC (gegevensgericht) is de ander gericht op het afleggen van verantwoording volgens een gestructureerde, zichtbare en controlebare wijze op alle thema’s die een organisatie wenst te beheersen (systeemgericht).

Inmiddels heb ik op verzoek van een aantal klanten mijn ‘oude data-analyse schoenen’ uit de kast gehaald en in zeer korte doorlooptijd een data-analyse uitgevoerd voorzien van een daarbij behorend accounting en audittrail verslag. En zoals verwacht resulteerde dit in uitermate positieve reacties en eyeopeners met als vervolgstap dat de inzet van data-analyse software een vast onderdeel is geworden bij de uitvoering van het intern controleplan. Dit zijn leuke ontwikkelingen waar een klant blij en wijzer van wordt en wellicht is de inzet van professionele data-analyse software ook voor u een interessante optie.

Mocht u interesse hebben of meer wilt weten over het gebruik en de voordelen van professionele data-analyse software voor de VIC, neem dan eens contact met mij op. Ik ben ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde oplevert.