COVID-19 en de rol van de concerncontroller bij gemeenten – Deel 4

Een vierdelige blogserie over de verbindende schakel in de achterhoede van de organisatie

De COVID-19 crisis legt een zware claim op de veerkracht van gemeenten. Gemeenten worden net als bedrijven en burgers geconfronteerd met de sociale, economische en financiële beperkingen van de 1,5 meter samenleving. Gemeenten zijn door het Rijk aangewezen als de uitvoeringsorganisatie voor tal van zaken en dat vraagt om veel flexibiliteit om bestaande taken anders te organiseren of nieuwe taken in te passen. Tegelijkertijd wordt de gemeentelijke organisatie zelf ook geconfronteerd met de gevolgen van de COVID-19 crisis. Inkomsten uit belastingen lopen sterk terug en er wordt veel ondersteuning grotendeels voorgefinancierd aan ondernemers, en gecontracteerde zorg- en welzijnsinstellingen. Midden in dit krachtenveld vormt de concerncontroller de verbindende schakel. In deze vierdelige blogserie gaan we in op de uitdagingen voor de concerncontroller in het kader van COVID-19. Vanuit verschillende invalshoeken beschrijven we de kansen voor gemeenten om sterker uit deze COVID-19 crisis te komen. Vandaag het 4e en laatste deel over hoe het gewone werk van de concerncontroller dan te organiseren is tijdens de COVID-19 crisis.

Door Bart Suers

In de eerste 3 blogs van mijn collega Gerrit werd al duidelijk dat er veel flexibiliteit en organisatievermogen wordt gevraagd van de concerncontroller omdat hij/zij snel moet kunnen schakelen in diverse rollen die van hem/haar worden verwacht. Maar vergeet niet dat de ‘winkel gewoon ook open blijft’. De provincie, gemeenteraad en het college verwachten allemaal ook dat de concerncontroller toch even tijdig de begroting oplevert voor 2021. Een begroting waarin alle financiële en economische onzekerheid van vandaag is opgeschreven als zekerheid voor volgend jaar. Ik zou bijna concluderen dat met deze verwachting aan de concerncontroller –naast die 6 rollen die in de eerste 3 blogs aan hem/haar zijn toegedicht– ook nog de 7e rol van waarzegger toegevoegd kan worden. Dat klinkt net zo onrealistisch als de verwachtingen zoals ze nu zijn. We krijgen dus een begrotingsvoorbereiding met heel veel voetnoten.

Hete zomer

De voorjaarsnota is normaliter een incrementele aanpassing van de begroting die een paar maanden geleden is vastgesteld door de Raad. Natuurlijk zijn de laatste uitvoeringswensen uit het collegeprogramma en de accenten die de Raad heeft gezet erin verwerkt. Dit jaar zal het dus radicaal anders worden. Het wordt een hete zomer om een sluitende begroting te kunnen presenteren. En als die voorjaarsnota er dan is én het lukt ook nog om die netjes voor 15 juli bij de provincie te krijgen met enige vertaalslag van de realiteit van de dag dan is dat een prima prestatie. Want tegen de tijd dat de gemeenteraad weer in beeld komt medio oktober/november ziet de wereld er wéér anders uit. Dus het wordt een hete zomer voor concerncontrollers om met een representatief begrotingsbeeld te komen voor 2021.

COVID-19 dossierlast

In Den Haag is de term ‘parlementaire enquête’ al gevallen zo hebben insiders mij verzekerd. Gelet op de maatschappelijke impact kan ik mij dat goed voorstellen. Op kleinere schaal zal dat voor gemeenten waarschijnlijk niet anders zijn. College uitvoeringsprogramma’s kunnen worden verscheurd, het overeind houden van de samenleving trekt een zware wissel op het nog mooier willen maken van onze lokale omgeving. Dat kan een concerncontroller er niet ook nog bij hebben. De concerncontroller moet zich daarom ontdoen van die COVID-19 dossierlast maar niet de controle verliezen. De concerncontroller is gebaat bij een tijdelijke aparte beheersomgeving waarmee de rechtmatigheid van alle genomen maatregelen in het kader van de Coronacrisis worden verzameld, beheerd en bewaard.

Alle hens aan dek!

De uitvoering van alle extra werkzaamheden die het gevolg zijn van deze bijzondere taken vinden namelijk nu plaats in bestaande uitvoeringsprocessen. En natuurlijk is er nu geen tijd om aandacht te besteden aan borging, rapportage & verantwoording van al deze COVID-19 gerelateerde activiteiten met bijhorende kosten en risico’s. Alle hens aan dek dus. Maar in het achterhoofd weet ook iedereen dat op een later moment gemeenten zich wel moeten verantwoorden en dit dus nog moeten organiseren. En dan zijn ze op zoek naar de concerncontroller die het veel te druk heeft om inhoudelijk een realistische begroting 2021 op te tuigen en tegelijk de verwachtingen richting College, Raad en Provincie te managen.

Anders organiseren

College, gemeenteraad, Provincie, het Rijk, ja zelfs de samenleving verwachten allemaal dat de gemeente straks in staat is om aantoonbaar te verantwoorden dat er rechtmatig is gehandeld. Met andere woorden dat we gegeven de omstandigheden de goede dingen goed gedaan hebben. En dat betekent nogal wat. Zoals met een gerust hart kunnen antwoorden op vragen als: zijn frauderisico’s, declaratierisico’s en bestuurlijke risico’s verkleind waar het kon? Zijn er geen onnodige kosten gemaakt voor zover mogelijk? Als we dit op de traditionele manier aanpakken dan betekent dit voor gemeenten een omvangrijk, arbeidsintensief en dus dure aangelegenheid. Dit komt vooral omdat we het dan allemaal achteraf gaan organiseren. En dus moeten we dit echt anders organiseren door het optuigen van een tijdelijke beheersorganisatie.

COVID-19 Verantwoordingsmodule

De uitdagingen voor de concerncontroller zijn dus aanzienlijk. Het is dus aan te raden om direct te starten met het optuigen van een tijdelijke beheersorganisatie waarin structuur wordt aangereikt, de onderlinge samenwerking vanuit meerdere disciplines wordt bevorderd en overzicht en inzicht wordt gegeven op alle COVID-19 gerelateerde beheersmaatregelen. Op die manier kunnen kosten worden bespaard en risico’s worden beperkt. Key2Control biedt een COVID-19 Verantwoordingsmodule aan als een kant en klare tijdelijke beheersomgeving waarmee de 1e lijn wordt ontlast in het aanleggen van een COVID-19 dossier en de 2e en 3e lijn worden ondersteund in het ontwerpen en implementeren van een verantwoordingskader voor COVID-19 maatregelen. Het controleraamwerk Tozo is al beschikbaar voor alle gemeenten in Nederland. In deze eerste versie is het controleraamwerk TOZO al beschikbaar. Daarmee kunnen gemeenten de rechtmatige uitgaven in het kader van de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (TOZO) aantonen en verantwoorden. Samen met gemeenten zal het instrument in de komende periode verder worden uitgebouwd. Versie 2 van Tozo komt binnenkort beschikbaar vanwege de verwachte 2e tranche; de verlenging van de Tozo maatregel.

Wilt u meer weten over onze aanpak van interne beheersing tijdens en na de crisis of meer informatie over de COVID-19 Verantwoordingsmodule neem dan contact met ons op. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.