Close

COVID-19 en de rol van de concerncontroller bij gemeenten

Een vierdelige blogserie over de verbindende schakel in de achterhoede van de organisatie 

De COVID-19 crisis legt een zware claim op de veerkracht van gemeenten. Gemeenten worden net als bedrijven en burgers geconfronteerd met de sociale, economische en financiële beperkingen van de 1,5 meter samenleving. Gemeenten zijn door het Rijk aangewezen als de uitvoeringsorganisatie voor tal van zaken en dat vraagt om veel flexibiliteit om bestaande taken anders te organiseren of nieuwe taken in te passen. Tegelijkertijd wordt de gemeentelijke organisatie zelf ook geconfronteerd met de gevolgen van de COVID-19 crisis. Inkomsten uit belastingen lopen sterk terug en er wordt veel ondersteuning grotendeels voorgefinancierd aan ondernemers, en gecontracteerde zorg- en welzijnsinstellingen. In deze vierdelige blogserie gaan we nader in op de uitdagingen van de concerncontroller in het kader van COVID-19. Midden in dit krachtenveld vormt de concerncontroller namelijk een verbindende schakel tussen stakeholders. In de 1e blog is stilgestaan bij het kompas dat de concerncontroller houvast geeft om in tijden van crisis zijn toegevoegde waarde te etaleren. In de 2e blog ben ik ingegaan op de rol van de concerncontroller als crisismanager, risicomanager en schademanager tijdens de COVID-19 crisis. In deze 3e blog behandel ik de rol van concerncontroller als poortwachter van interne beheersing, innovatiemanager en projectmanager.

Door Gerrit Goud 

Concerncontroller als poortwachter van interne beheersing 

In tijden van crisis loert het gevaar dat struisvogelgedrag de kop opsteekt in de trant van “nu even niet”, “we hebben wel wat anders te doen” of “we hebben geen tijd en geld voor controlewerkzaamheden”. Maar ook het gevaar van misbruik en oneigenlijk gebruik van middelen ligt bij een crisis op de loer en dat wordt versterkt als de interne beheersing niet de aandacht krijgt die het verdient. En in crisis is elke organisatie kwetsbaarder voor misbruik, fraude en oneigenlijk gebruik, dus ook een gemeente.

Oh zo herkenbaar en het is juist de concerncontroller als poortwachter van interne beheersing die hierop alert moet zijn en stakeholders hierop moet wijzen. En daarnaast de balans blijft zoeken tussen de bouwstenen van interne beheersing en de dynamiek waarin de organisatie zich begeeft en daarop gericht stuurt. Zo is aandacht nodig voor het beschikbaar stellen van extra controlecapaciteit en dat is bij sommige gemeenten een heikel punt. Bedenk dat ook lagere inkomsten aanleiding kunnen zijn tot fraude door van de (onstabiele) omstandigheid misbruik te maken. Niemand weet immers hoe laag dat dal is, er is immers geen vergelijkingsinformatie en een slimme fraudeur kan hiervan dankbaar gebruik maken als de interne beheersing niet op orde is. Niets is vervelender dan achteraf geconfronteerd te worden met dit soort fraudegevallen. Dan zijn de rapen gaar.

Concerncontroller als innovatiemanager

Het innovatievermogen van de concerncontroller is van belang als het gaat om nieuwe context in relatie tot interne beheersing. Zo is de Tozo een tijdelijke noodregeling waar veel geld in omgaat en onderhevig is aan bepaalde risico’s. De regeling is bedoeld voor zelfstandige ondernemers waaronder zzp’ers die in de knel komen door de coronacrisis en onder het sociaal minimum terechtkomen. De regeling is gebaseerd op het al bestaande Bbz, maar de insteek van de wetgever is om deze tijdelijke regeling sneller en soepeler te laten verlopen dan de reguliere bijstand. Hoe schrijnend de verhalen van zelfstandige ondernemers ook zijn, er moet natuurlijk wel een balans zijn met interne beheersing die in deze specifieke situatie voor een groot deel gericht is op het repressieve deel (achteraf). Immers door het versoepelen van de intake en de verwachte instroom van Tozo-aanvragen (landelijk 300.000 aanvragen) is sprake van een hogere kans op misbruik en oneigenlijk gebruik dan voor de reguliere bijstand waar de intake zwaarder is.

Die inschatting moet een plek krijgen in de beheersorganisatie en daar ligt een belangrijke rol voor de concerncontroller. De tijdelijke regeling heeft een hoog materialiteitsgehalte in het kader van de jaarrekening (2020) en dat vereist afstemming met het sociaal domein over voorbereiding, inzet en vastleggingen en met de VIC over extra controlecapaciteit op de rechtmatige uitgaven. Het innovatievermogen is dan gericht om met elkaar een controleraamwerk Tozo op te stellen waaraan getoetst kan worden. Zo’n raamwerk geeft structuur en houvast zowel aan de kant van het sociaal domein als bij VIC.

Inmiddels is over de declaratie naar het Rijk meer duidelijkheid. In het gepubliceerde besluit Tozo op 21 april jl. in het staatsblad onder nummer 118 is aangegeven dat het Rijk 100% vergoedt van de kosten van tijdelijke bijstand en bijstand ter voorziening van bedrijfskapitaal. Voor de uitvoeringskosten geldt een nog nader te bepalen bedrag voor elk genomen besluit op een aanvraag. Daaraan kleeft een risico als de werkelijke uitvoeringskosten hoger zijn. Het Rijk stelt wel als eis dat alleen bestedingen waarvan de rechtmatigheid is aangetoond voor declaratie in aanmerking komen en dat de minister hiervan kan afwijken indien de geconstateerde fouten en onzekerheden leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard. Dus aandacht voor rechtmatigheid vanuit de gemeente is uitermate van belang.

Concerncontroller als projectmanager

De opgedane ervaring als concerncontroller tijdens de crisis kan de opmaat zijn richting de rechtmatigheidsverantwoording. Die staat immers nog steeds op de agenda. Zoals eerder is gememoreerd, is crisisbeheersing een verbijzonderde vorm van interne beheersing en tijdens een crisis komt de ware positieve aard (DNA) boven drijven en weet je wat je aan elkaar hebt. Weliswaar in een andere setting met een groot saamhorigheidsgevoel waaraan is geroken en die geur moet je zien vast te houden. Dan komt het aan op doorpakken om van de nood een deugd te maken. Die uitdaging ligt bij de concerncontroller als projectmanager.

De concerncontroller is de aangewezen persoon voor de voorbereiding en implementatie naar de rechtmatigheidsverantwoording, maar dat kan hij niet alleen. Vanuit zijn netwerkcoördinatie kan de concerncontroller de banden tussen de verschillende organisatielagen en disciplines verstevigen als gevolg van de crisis en dat biedt tegelijkertijd een voedingsbodem om door te pakken met visie, ambitie en beleid ten aanzien van interne beheersing in relatie tot de financiële rechtmatigheid. Door een projectmatige aanpak en in gesprek te blijven met directie en lijnmanagers kan in 2020 de weg bewandeld worden naar een beheerorganisatie voor de rechtmatigheidsverantwoording. De concerncontroller zal hierbij moeten blijven investeren in zijn netwerkcoördinatie omdat de kans aanwezig is dat lijnmanagers terugvallen in oude gedragspatronen naarmate de normale bedrijfsvoering weer in beeld komt. Deze hele operatie van interne beheersing naar de rechtmatigheidsverantwoording is blijvend en legt een zware last op de schouders van de organisatie.

Tozo control framework in de COVID-19 Verantwoordingsmodule 

Die last van de concerncontroller als projectmanager kan eenvoudig worden verlicht door gebruik te maken van geautomatiseerde oplossingen op het gebied van interne beheersing. Op dat vlak ondersteunen wij gemeenten met ons intern beheersingsplatform dat voorzien is van voorgedefinieerde controleraamwerken op gemeentelijke bedrijfsprocessen die onder de financiële rechtmatigheid vallen. Dat scheelt aanzienlijk veel tijd in de voorbereiding omdat alle relevante controleraamwerken beschikbaar zijn en dus niet zelf ontwikkeld hoeven te worden en direct inzetbaar zijn. Door die tijdbesparing kan de concerncontroller zich vooral richten op de menskant van interne beheersing (cultuur & ethiek). En daarmee pakt de concerncontroller opnieuw de rol van innovatiemanager met nieuwe perspectieven en initiatieven voor de nabije toekomst.

Ten slotte

De uitdagingen voor de concerncontroller zijn aanzienlijk zoals eerder aangegeven. Van hem of haar worden verschillende rollen verwacht. Het is dus aan te raden om direct te starten met het optuigen van een tijdelijke beheersorganisatie waarin structuur wordt aangereikt, de onderlinge samenwerking vanuit meerdere disciplines wordt bevorderd en overzicht en inzicht wordt gegeven op alle COVID-19 gerelateerde beheersmaatregelen. Op die manier kunnen kosten worden bespaard en risico’s worden beperkt. Key2Control biedt een COVID-19 Verantwoordingsmodule aan als een kant en klare tijdelijke beheersomgeving waarmee de 1e lijn wordt ontlast in het aanleggen van een COVID-19 dossier en de 2e en 3e lijn worden ondersteund in het ontwerpen en implementeren van een verantwoordingskader voor COVID-19 maatregelen. Het controleraamwerk Tozo is al beschikbaar voor alle gemeenten in Nederland. Daarmee kunnen gemeenten de rechtmatige uitgaven in het kader van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) aantonen en verantwoorden. Samen met gemeenten zal het instrument in de komende periode verder worden uitgebouwd.  

In de laatste blog gaat mijn collega Bart Suers nader in op de effecten van COVID-19 op de reguliere activiteiten van de concerncontroller, want ook die wereld is anders dan normaal.

Wilt u meer weten over onze aanpak van interne beheersing tijdens en na de crisis of meer informatie over de COVID-19 Verantwoordingsmodule neem dan contact met ons op. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.